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Posts Tagged ‘portail documentaire’

Suite au commentaire de nicomo sur le post précédent et afin de préciser un peu ma pensée, j’ai ajouté les notes qui accompagnent le support utilisé lors du stage « Le portail documentaire : du projet à la réalisation ». Ces notes ne sont pas un support de formation mais plutôt un fil conducteur à l’usage de l’intervenant , d’où l’aspect « brut de décoffrage »

Notes pre-requis_portail_documentaire

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Le bilan

D’abord le volume de question est assez faible. En moyenne, un à deux messages par jour avec tout de même un pic d’utilisation lors des formations à la méthodologie documentaire du début d’année universitaire. Un questionnaire étant à remplir à la suite de ces séances, de nombreux étudiants ont eu recours au chat pour qu’on les aide à remplir ce questionnaire, ce qui constitue une façon intéressante de créer du lien. Concernant la volumétrie, je ne suis pas surpris de la faible ampleur du service, je pense que ça correspond à usage normal. Après tout, vous n’avez pas un appel téléphonique toutes les 10 minutes d’un étudiant avec une question ou un problème à soumettre. Par contre je pense qu’on peut travailler pour mieux faire connaître le service,   notamment lors des séances de formation des usagers.

Deuxième constat : les questions portent le plus souvent sur la marche à suivre pour renouveler un prêt, et surtout sur la façon de s’identifier sur le portail. La aussi, rien d’étonnant : pouvoir renouveler un prêt est le service le plus utilisé, et l’authentification nécessite que les étudiants aient activé leur accès aux ressources numériques de l’université (conséquence : la plupart ne savent pas quels identifiants utiliser).  On peut donc considérer ce service comme un moyen de palier aux manques du portail et donc de pouvoir rectifier le tir. D’ailleurs, suite à la mise en ligne d’un petit tuto sur l’authentification, le nombre de message a chuté.

A partir de cette expérience, on va pouvoir maintenant passer à la vitesse supérieure, c’est à dire élargir l’amplitude horaire pour égaler l’amplitude horaire d’ouverture des bâtiments.

Projections : les moyens humains

Le service s’apparente beaucoup à de l’accueil téléphonique. Vous répondez au téléphone quand il sonne et toute affaire cessante. C’est la même chose pour le chat, vous laissez votre client de messagerie ouvert, et vous vous en occupez quand il y a un message. En gros, ça n’est pas accaparant, on peut bosser à côté. Par contre, le service me paraît incompatible avec une plage de service public. On peut donc envisager qu’une personne puisse prendre en charge un quinzaine d’heures par semaine sans trop de problème, et que donc on peut faire tourner le service avec 4 ou 5 personnes, tout dépendra de la complémentarité de leur emploi du temps.

Projections : les moyens logistiques

Gérer un planning avec des personnes éloignées de 80 kms comme chez nous nécessite une application d’agenda partagé. Je suppose que Google Agenda ferra parfaitement l’affaire

Il me paraît indispensable d’avoir un stock de phrases tout faites et déjà rédigées dans lesquelles on pourrait piocher. Ça permettrait d’être très réactif. Ça peut passer par la construction d’un wiki. A creuser

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On a profité de la mise en place de notre nouveau portail pour mettre en place un service de chat . J’aborderai dans ce post les aspects techniques et les modalités de mise en place du service. Dans le prochain post, on verra quel bilan on peut dresser après deux mois et demi de service et quelles conséquences on peut en tirer au niveau organisationnel.

  • Les outils
    Nous avons testé deux outils de chat :

    • Meebome le widget proposé par Meebo, qu’on ne présente plus, et qui marche très bien. Point négatif : l’interface est anglais, ce qui a choqué pas mal de collègues – on a presque enterré le projet pour cette raison –  et par effet de domino a provoqué une réaction étrange : j’étais choqué qu’ils soient choqués, car cet aspect ne m’avait pas du tout frappé ! Autre point négatif, l’utilisateur est condamné à rester sur la même page pour suivre la conversation.
    • Plugoo : fonctionne aussi bien que Meebo. Point positif par rapport à Meebo : l’interface bénéficie d’une personnalisation accrue, notamment aux niveaux des libellés, ce qui résout le problème de la langue. Autre point positif : on peut détacher le widget dans un autre fenêtre, ce qui garantit le suivi de la discussion. Point négatif : une seule conversation à la fois (et on est considéré comme ‘busy’ pour les autres usagers).  Pour passer en mode multi-conversation (et encore, limité à 5 conversation à la fois), il faudra débourser un peu d’argent (5,99 € par mois pour la formule Basic, 8,99 € par mois pour la formule Pro)
    • reste à tester l’outil d’Archimed.
  • Côté bibliothécaire, l’installation des widgets est ultra-simple : on définit les paramètres du widget (taille, couleur, texte…) sur le site de meebo ou de Plugoo, qui nous fournit les quelques lignes de codes à insérer sur son site/blog. Pour recevoir les messages via Meebo, il faut se rendre sur le site Meebo. Pour Pluggo, les conversation se déroulent sur un client de messagerie instantanée à choisir parmi MSN Messenger, GoogleTalk, Yahoo! Messenger, AOL AIM, ICQ, Jabber…

    Côté client, rien à installer, pas d’inscription préalable, le widget est là, on discute point barre.

  • Les modalités
  • Le chat a été ouvert à « titre expérimental ». J’étais le seul à assurer les « permanences » d’une durée de 36 h par semaine. Il manque donc 23 h par semaine pour couvrir l’amplitude horaire correspondante aux heures d’ouverture.  Cette méthode de travail peut paraître bizarre. Je n’en disconviendrais pas. On dira pudiquement que le manque de fondement organisationnel a été déterminant pour le choix d’une approche pragmatique. Dans le même ordre d’idée, enfin si on peut dire, aucune politique n’a été définie. Donc dans l’absolu, on répond à toutes les questions qu’on voudra bien nous poser.

    Le widget a été placé sur la page d’accueil du portail ainsi que sur le bulcoblog.

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Dans le post précédent, je vous indiquais qu’Archimed travaillait à la version 2.0 d’Incipio qui devrait intégrer navigation à facettes, réseau social notamment par l’intégration avec Liblfy, le site communautaire « by Archymed ». Je ne serais pas surpris d’y trouver des nuages de tags, des blogs, des portails thématiques…

En gros, on se dirige vers un portail qui intègrera beaucoup de fonctionnalités 2.0. On peut juger que cela arrive tard et qu’Archimed est à la bourre sur les standards actuels. On peut aussi penser qu’Archimed ne souhaite pas aller trop vite, pour ne pas décontenancer beaucoup de ses clients, pas vraiment au fait des évolutions documentaires.

Lors des dernières journées Aula, la dichotomie entre les clients d’Archimed m’a sauté aux yeux lors d’une présentation du système d’avis sur les documents par les usagers et la possibilité dans le futur d’inscrire des tags. La grande majorité voyait cette évolution avec scepticisme, quand ce n’était pas de la franche hostilité, une minorité souhaitait cette évolution mais évoquait la masse critique nécessaire à ce service.

On a donc un marché assez paradoxal où le fournisseur se voit obligé de faire évoluer ses produits vers des standards que réclame une frange de ses clients mais pas trop vite car la majorité de ses clients sont réticents à ces évolutions.  Ce qui nous ramène encore à la (très, trop) lente évolution de notre métier…

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Archimed sort la version 1.5 de son portail documentaire Incipio. Voici quelques nouveautés que j’ai pu remarquer :

  • Export en PDF de listes de notices suite à une recherche
  • Les flux RSS apparaissent enfin dans la barre d’adresse Firefox (ça, c’est plus un correctif qu’une nouveauté…)
  • Un interface de chat est intégrée. On peut l’appeler via un bouton »Demander de l’aide »

mais j’ai pu constater aussi :

  • Les requêtes ne génèrent toujours pas de flux RSS
  • Toujours pas de compatibilité avec Zotero. A tout prendre, on aurait préféré ça à l’export en PDF

Archimed annonce également :

  • Meilleure navigation thématique
  • Optimisation de l’affichage des sélections thématiques  contenant beaucoup de références.
  • Possibilité de créer des sélections depuis le SIGB
  • Accès WAI : possibilité de choisir la police d’affichage
  • Affichage plus rapide des vignettes Electre ou Amazon par mise en cache
  • Affichage plus rapide des flux RSS extérieurs par mise en cache
  • Des widgets ! Enfin ! Les fonctionnalités annoncées sont  : recherche (ça on savait faire), compte-lecteur, dernier avis. Parle-t’on de widget à intégrer dans Netvibes, iGoogle ou de widget de bureau Vista ? Allez, on va rêver un peu et se dire que peut-être les deux seront disponibles !
  • Module Newsletter (ça c’est bizarre que ça n’arrive que maintenant, ou plutôt que ça arrive encore maintenant…peut-être une demande insistante…)
  • Module Agenda Culturel
  • Ajout des scripts Google Analytics (On aura peut-être enfin des stats dignes de ce nom…)

Bref de réelles avancées, mais encore des gros manques (compatibilité Zotrero, Flux RSS pour chaque requête….) . Et Archimed planche déjà sur la prochaine version 2.0 qui devrait intégrer (enfin !) navigation à facettes, réseau social et bien sur l’intégration de Libfly.

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Comme vous l’avez constaté la mise à jour de ce blog est fortement ralenti, et ce pour plusieurs raisons. D’abord, le mouvement de contestation au sein de l’université me prend pas mal de temps. D’autre part, comme je l’ai évoqué ici, le départ du technicien info de la BU a occasionné un accroissement des mes tâches.
Mais surtout, je dois avouer un certain découragement. Ce blog était au départ l’occasion de tenir un journal de la mise en place de notre nouveau portail documentaire. Ce projet a débuté en septembre 2007, et les premières réunions avec Archimed se sont déroulées en novembre 2007, la mise en production étant programmée pour septembre 2008. Dès le début du projet, ce délai m’a semblé intenable. En effet, très rapidement une mise en production en janvier 2009 a été retenue et semblait un objectif réaliste. De nombreux retards de la part d’Archimed, mais aussi de notre part (c’est bien d’acheter un portail, mais sans serveur…) ont eu pour conséquences de retarder encore (ouverture en mai) et encore (ouverture en septembre 2009) la mise en prod. On peut toujours pointer du doigt Archimed et sa façon de travailler, et on aura certainement raison de le faire, à défaut de leur mettre la pression. Mais comme d’habitude, on oubliera de balayer devant sa porte, de faire l’analyse des déficiences organisationnelles du projet. On aboutira à un portail mal fichu car pas testé.  J’avais préconisé de faire tester le portail par un panel d’usagers et d’agrémenter le tout d’un jeu concours pour amadouer le chaland et aussi faire un coup de com’. Vu les délais, ça ne sera pas possible. J’ai proposé la mise en place d’un blog, d’un twitter, d’un widget Meebo sur la page d’accueil…J’ai eu, en tant qu’adjoint au chef de projet  à organiser des réunions de travail sur ce portail avec des collègues qui n’utilisent ni flux RSS, ni blogs, ni twitter, ni résaux sociaux et qui sont chargés de mettre en place un portail. Ceci n’est pas une critique des pratiques professionnelles des collègues, juste une constatation.  Je ne peux ici pas parler de tout car je me suis interdit de divulguer ici tout ce qui pourrait être considéré comme de la tambouille interne, ni d’incriminer qui que ce soit mais là, franchement, ça commence à faire beaucoup à supporter et me sens fort découragé…

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Après quelques essais sur le widget Meebo, force est de constater qu’il est impossible de suivre une discussion d’une page sur l’autre. En effet, quand on change de page, un nouvel identifiant est attribué à l’utilisateur, rendant impossible tout suivi. Deux options sont alors envisageables en attendant que l’outil évolue ou que l’ensemble du portail soit « ajaxifié » :

  • Ne mettre Meebo que sur la page d’accueil (choix fait par exemple à la médiathèque de l’ESC de Lille)
  • Mettre Meebo sur quelques pages « stratégiques ». C’est le choix que nous allons faire. Le widget sera également présent sur notre blog.

Autre outil que j’envisage d’utiliser sur le portail : Twitter. Ce service de micro-blogging me paraît intéressant pour remplacer le bandeau déroulant d’actualités que propose Archimed. En effet, Twitter propose des flux RSS, qu’on peut récupérer dans une page web (le portail et le bog, certainement).

Dans le même esprit, les catégories du blog reprendront l’accès par filière tel que présenté sur le portail. Et ainsi, dans chaque page « filière », on aura un encart qui reprendra le fil RSS de la catégorie « filière » du blog correspondante.

Après, tout ça est transposable à d’autres outils et à d’autres sites, l’ENT de l’université, par exemple, ce qui constituera notre prochaine étape…

Où je veux en venir avec toutes ces idées tordues ? A l’idée qu’on peut disséminer facilement l’information sans forcément multiplier les outils de communication

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C’est la rentrée, on rouvre son PC, tout nouveau, tout beau avec XP, VIsta et Ubuntu. Il est temps de se lancer dans Linux, histoire de voir comment ça marche un peu. Va falloir un peu de temps pour se familiariser avec cette interface mais dejà le fait que dès l’installation, il puisse configurer la connexion internet, se mettre à jour tout seul en ligne, c’est assez bluffant.

On se connecte sur la maquette en ligne de notre futur portail…pour constater que pas grand’chose n’a évolué. Alors on se dit, chouette, les serveurs ont été installés en juillet, la maquette a été transféré sur nos serveurs…et non, pas d’évolution. La mise en production est prévue pour janvier, ça nous promet un dernier trimestre chargé…

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Nous sommes en train de travailler sur une nouveau portail documentaire. Le projet est déjà un peu avancé, la mise en production est prévue pour janvier 2009. Nous travaillons avec la solution Incipio d’Archimed. Je ne reviendrai pas sur ce choix. Comme je l’ai déjà écrit, ce choix n’est pas de mon fait, j’ai juste à faire avec. C’est l’occasion de dresser une feuille de route pour ce qu’on peut attendre d’un portail documentaire en 2008.

Commençons par ce qui me semble être la pièce centrale d’un portail, l’accès au catalogue : l’Opac

Dans cet opac, on va trouver les documents disponibles à la bibliothèque mais aussi des ressources externes, notamment des ressources pédagogiques (ORI-OAI), des signets (CERIMES). Tout cela de façon transparente pour l’usager, pas question de le troubler par des assertions du genre « tant de réponses d’ORI-OAI car 1) l’usager ne sait pas ce qu’est ORI-OAI 2) Il ne VEUT pas savoir ce qu’est ORI-OAI.
L’interface de recherche doit être SIMPLE (googlesque). Pourquoi pas proposer une recherche avancée, mais ce n’est pas à mes yeux l’essentiel, loin de là. Il suffit de voir les stats d’utilisation des recherches avancées pour s’en persuader.
Il est important dès lors qu’on met en avance cette recherche simple que la présentation des résultats soit à la hauteur. Répartition par thèmes, par auteurs, par éditeurs, par collection, par date, possibilité de rechercher dans les résultats…Ce qui est fait sur le site de la médiathèque de l’ESC de Lille est un modèle du genre.

Passons à la présentation de la notice. On s’aperçoit souvent que l’OPAC est souvent confondu avec un module professionnel dans lequel on se contente de décliner l’indécrottable pavé ISBD. Passons sur les /, ;- et autres joyeusetés que nous offre le catalogage et qui sont autant de signes qui ne servent à rien. Que dire aussi des abréviations du type « couv. Ill. en coul. » si ce n’est qu’il faut être « du métier » pour les déchiffrer. Ce travail, très fastidieux, qui consiste à déchiffrer les champs de l’UNIMARC pour en extraire la substantifique moelle qui fera d’une suite d’informations codées une notice claire et complète est une étape obligée et ô combien difficile, il s’agit de se mettre dans la peau de l’usager lambda qui n’a peut-être jamais utilisé un catalogue. La constitution d’un pool de bêta testeur constitué de professionnels mais aussi et surtout d’étudiants, de profs, de personnels de l’université et d’extérieurs me semble primordial pour arriver à un résultat convaincant.
Cette notice peut et doit être enrichies et là, ce ne sont pas les moyens qui manquent. En voici une liste loin d’être exhaustives :

  • Récupérer les couvertures des documents via les web-services d’Electre, d’Amazon ou les deux ! Le premier est payant, au prorata de la couverture proposée. Par contre, il permet également de récupérer d’autres informations comme la table des matières, la 4ème de couv, la biographie de l’auteur, pas sur tous les ouvrages mais sur une quantité non négligeable.
  • Proposer des liens vers d’autres éditions d’un document. C’est possible via Librarything (payant) mais aussi via xISBN d’OCLC à condition d’être membre.
  • Europeana proposera-t’il des web-services ? Il serait bien inspiré de la faire sinon Google Books propose déjà un API digne de ce nom. Et hop, un ouvrage est numérisé tout ou parti ? et hop, voilà un lien de la notice vers cet exemplaire numérisé
  • Enrichir les notices via les commentaires et tags des usagers. Là, je vous vois froncer les sourcils ( si, si, ne niez pas, je vous vois ). Quoi ? demander leurs avis aux usagers ? et leur permettre de rentrer des mots clés même pas contrôlés ?! Mais il est fou !! Allons, allons, Amazon vous permet de mdonner votre avis sur tout et n’importe quoi depuis des lustres et ça marche très bien. Oui mais Amazon est là pour vendre. Oui et nous pour prêter, mais on ne prêtera que ce qu’on pourra bien trouver…Raison de plus pour tendre des perches aux usagers, et par exemple de permettre aux enseignants de recommander un ouvrage à leurs étudiants. On peut aussi enrichir les notices de fictions, souvent bien pauvres. Là, en permettant aux usagers de coller des tags, on se retrouve avec des notices enrichies. Approximatif, me direz –vous ? Mais qui n’a jamais froncé les sourcils (oui, je sais…) à la vue d’une indexation RAMEAU approximative ? Le but n’est pas de remplacer RAMEAU mais de le compléter. Alors, évidemment, ce système n’est pertinent qu’à partir d’une masse critique de données. Raison de plus pour inciter les gens à tagger et aussi pour montrer l’exemple en montant des sélections, des listes de nouveautés, des listes depuis les bibliographies des profs et en donnant son avis, après tout, c’est le meilleur moyen pour un acquéreur de justifier ses choix et d’illustrer une politique documentaire.

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