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Posts Tagged ‘portail documentaire’

Suite au commentaire de nicomo sur le post précédent et afin de préciser un peu ma pensée, j’ai ajouté les notes qui accompagnent le support utilisé lors du stage « Le portail documentaire : du projet à la réalisation ». Ces notes ne sont pas un support de formation mais plutôt un fil conducteur à l’usage de l’intervenant , d’où l’aspect « brut de décoffrage »

Notes pre-requis_portail_documentaire

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Le bilan

D’abord le volume de question est assez faible. En moyenne, un à deux messages par jour avec tout de même un pic d’utilisation lors des formations à la méthodologie documentaire du début d’année universitaire. Un questionnaire étant à remplir à la suite de ces séances, de nombreux étudiants ont eu recours au chat pour qu’on les aide à remplir ce questionnaire, ce qui constitue une façon intéressante de créer du lien. Concernant la volumétrie, je ne suis pas surpris de la faible ampleur du service, je pense que ça correspond à usage normal. Après tout, vous n’avez pas un appel téléphonique toutes les 10 minutes d’un étudiant avec une question ou un problème à soumettre. Par contre je pense qu’on peut travailler pour mieux faire connaître le service,   notamment lors des séances de formation des usagers.

Deuxième constat : les questions portent le plus souvent sur la marche à suivre pour renouveler un prêt, et surtout sur la façon de s’identifier sur le portail. La aussi, rien d’étonnant : pouvoir renouveler un prêt est le service le plus utilisé, et l’authentification nécessite que les étudiants aient activé leur accès aux ressources numériques de l’université (conséquence : la plupart ne savent pas quels identifiants utiliser).  On peut donc considérer ce service comme un moyen de palier aux manques du portail et donc de pouvoir rectifier le tir. D’ailleurs, suite à la mise en ligne d’un petit tuto sur l’authentification, le nombre de message a chuté.

A partir de cette expérience, on va pouvoir maintenant passer à la vitesse supérieure, c’est à dire élargir l’amplitude horaire pour égaler l’amplitude horaire d’ouverture des bâtiments.

Projections : les moyens humains

Le service s’apparente beaucoup à de l’accueil téléphonique. Vous répondez au téléphone quand il sonne et toute affaire cessante. C’est la même chose pour le chat, vous laissez votre client de messagerie ouvert, et vous vous en occupez quand il y a un message. En gros, ça n’est pas accaparant, on peut bosser à côté. Par contre, le service me paraît incompatible avec une plage de service public. On peut donc envisager qu’une personne puisse prendre en charge un quinzaine d’heures par semaine sans trop de problème, et que donc on peut faire tourner le service avec 4 ou 5 personnes, tout dépendra de la complémentarité de leur emploi du temps.

Projections : les moyens logistiques

Gérer un planning avec des personnes éloignées de 80 kms comme chez nous nécessite une application d’agenda partagé. Je suppose que Google Agenda ferra parfaitement l’affaire

Il me paraît indispensable d’avoir un stock de phrases tout faites et déjà rédigées dans lesquelles on pourrait piocher. Ça permettrait d’être très réactif. Ça peut passer par la construction d’un wiki. A creuser

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On a profité de la mise en place de notre nouveau portail pour mettre en place un service de chat . J’aborderai dans ce post les aspects techniques et les modalités de mise en place du service. Dans le prochain post, on verra quel bilan on peut dresser après deux mois et demi de service et quelles conséquences on peut en tirer au niveau organisationnel.

  • Les outils
    Nous avons testé deux outils de chat :

    • Meebome le widget proposé par Meebo, qu’on ne présente plus, et qui marche très bien. Point négatif : l’interface est anglais, ce qui a choqué pas mal de collègues – on a presque enterré le projet pour cette raison –  et par effet de domino a provoqué une réaction étrange : j’étais choqué qu’ils soient choqués, car cet aspect ne m’avait pas du tout frappé ! Autre point négatif, l’utilisateur est condamné à rester sur la même page pour suivre la conversation.
    • Plugoo : fonctionne aussi bien que Meebo. Point positif par rapport à Meebo : l’interface bénéficie d’une personnalisation accrue, notamment aux niveaux des libellés, ce qui résout le problème de la langue. Autre point positif : on peut détacher le widget dans un autre fenêtre, ce qui garantit le suivi de la discussion. Point négatif : une seule conversation à la fois (et on est considéré comme ‘busy’ pour les autres usagers).  Pour passer en mode multi-conversation (et encore, limité à 5 conversation à la fois), il faudra débourser un peu d’argent (5,99 € par mois pour la formule Basic, 8,99 € par mois pour la formule Pro)
    • reste à tester l’outil d’Archimed.
  • Côté bibliothécaire, l’installation des widgets est ultra-simple : on définit les paramètres du widget (taille, couleur, texte…) sur le site de meebo ou de Plugoo, qui nous fournit les quelques lignes de codes à insérer sur son site/blog. Pour recevoir les messages via Meebo, il faut se rendre sur le site Meebo. Pour Pluggo, les conversation se déroulent sur un client de messagerie instantanée à choisir parmi MSN Messenger, GoogleTalk, Yahoo! Messenger, AOL AIM, ICQ, Jabber…

    Côté client, rien à installer, pas d’inscription préalable, le widget est là, on discute point barre.

  • Les modalités
  • Le chat a été ouvert à « titre expérimental ». J’étais le seul à assurer les « permanences » d’une durée de 36 h par semaine. Il manque donc 23 h par semaine pour couvrir l’amplitude horaire correspondante aux heures d’ouverture.  Cette méthode de travail peut paraître bizarre. Je n’en disconviendrais pas. On dira pudiquement que le manque de fondement organisationnel a été déterminant pour le choix d’une approche pragmatique. Dans le même ordre d’idée, enfin si on peut dire, aucune politique n’a été définie. Donc dans l’absolu, on répond à toutes les questions qu’on voudra bien nous poser.

    Le widget a été placé sur la page d’accueil du portail ainsi que sur le bulcoblog.

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Dans le post précédent, je vous indiquais qu’Archimed travaillait à la version 2.0 d’Incipio qui devrait intégrer navigation à facettes, réseau social notamment par l’intégration avec Liblfy, le site communautaire « by Archymed ». Je ne serais pas surpris d’y trouver des nuages de tags, des blogs, des portails thématiques…

En gros, on se dirige vers un portail qui intègrera beaucoup de fonctionnalités 2.0. On peut juger que cela arrive tard et qu’Archimed est à la bourre sur les standards actuels. On peut aussi penser qu’Archimed ne souhaite pas aller trop vite, pour ne pas décontenancer beaucoup de ses clients, pas vraiment au fait des évolutions documentaires.

Lors des dernières journées Aula, la dichotomie entre les clients d’Archimed m’a sauté aux yeux lors d’une présentation du système d’avis sur les documents par les usagers et la possibilité dans le futur d’inscrire des tags. La grande majorité voyait cette évolution avec scepticisme, quand ce n’était pas de la franche hostilité, une minorité souhaitait cette évolution mais évoquait la masse critique nécessaire à ce service.

On a donc un marché assez paradoxal où le fournisseur se voit obligé de faire évoluer ses produits vers des standards que réclame une frange de ses clients mais pas trop vite car la majorité de ses clients sont réticents à ces évolutions.  Ce qui nous ramène encore à la (très, trop) lente évolution de notre métier…

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Archimed sort la version 1.5 de son portail documentaire Incipio. Voici quelques nouveautés que j’ai pu remarquer :

  • Export en PDF de listes de notices suite à une recherche
  • Les flux RSS apparaissent enfin dans la barre d’adresse Firefox (ça, c’est plus un correctif qu’une nouveauté…)
  • Un interface de chat est intégrée. On peut l’appeler via un bouton »Demander de l’aide »

mais j’ai pu constater aussi :

  • Les requêtes ne génèrent toujours pas de flux RSS
  • Toujours pas de compatibilité avec Zotero. A tout prendre, on aurait préféré ça à l’export en PDF

Archimed annonce également :

  • Meilleure navigation thématique
  • Optimisation de l’affichage des sélections thématiques  contenant beaucoup de références.
  • Possibilité de créer des sélections depuis le SIGB
  • Accès WAI : possibilité de choisir la police d’affichage
  • Affichage plus rapide des vignettes Electre ou Amazon par mise en cache
  • Affichage plus rapide des flux RSS extérieurs par mise en cache
  • Des widgets ! Enfin ! Les fonctionnalités annoncées sont  : recherche (ça on savait faire), compte-lecteur, dernier avis. Parle-t’on de widget à intégrer dans Netvibes, iGoogle ou de widget de bureau Vista ? Allez, on va rêver un peu et se dire que peut-être les deux seront disponibles !
  • Module Newsletter (ça c’est bizarre que ça n’arrive que maintenant, ou plutôt que ça arrive encore maintenant…peut-être une demande insistante…)
  • Module Agenda Culturel
  • Ajout des scripts Google Analytics (On aura peut-être enfin des stats dignes de ce nom…)

Bref de réelles avancées, mais encore des gros manques (compatibilité Zotrero, Flux RSS pour chaque requête….) . Et Archimed planche déjà sur la prochaine version 2.0 qui devrait intégrer (enfin !) navigation à facettes, réseau social et bien sur l’intégration de Libfly.

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Comme vous l’avez constaté la mise à jour de ce blog est fortement ralenti, et ce pour plusieurs raisons. D’abord, le mouvement de contestation au sein de l’université me prend pas mal de temps. D’autre part, comme je l’ai évoqué ici, le départ du technicien info de la BU a occasionné un accroissement des mes tâches.
Mais surtout, je dois avouer un certain découragement. Ce blog était au départ l’occasion de tenir un journal de la mise en place de notre nouveau portail documentaire. Ce projet a débuté en septembre 2007, et les premières réunions avec Archimed se sont déroulées en novembre 2007, la mise en production étant programmée pour septembre 2008. Dès le début du projet, ce délai m’a semblé intenable. En effet, très rapidement une mise en production en janvier 2009 a été retenue et semblait un objectif réaliste. De nombreux retards de la part d’Archimed, mais aussi de notre part (c’est bien d’acheter un portail, mais sans serveur…) ont eu pour conséquences de retarder encore (ouverture en mai) et encore (ouverture en septembre 2009) la mise en prod. On peut toujours pointer du doigt Archimed et sa façon de travailler, et on aura certainement raison de le faire, à défaut de leur mettre la pression. Mais comme d’habitude, on oubliera de balayer devant sa porte, de faire l’analyse des déficiences organisationnelles du projet. On aboutira à un portail mal fichu car pas testé.  J’avais préconisé de faire tester le portail par un panel d’usagers et d’agrémenter le tout d’un jeu concours pour amadouer le chaland et aussi faire un coup de com’. Vu les délais, ça ne sera pas possible. J’ai proposé la mise en place d’un blog, d’un twitter, d’un widget Meebo sur la page d’accueil…J’ai eu, en tant qu’adjoint au chef de projet  à organiser des réunions de travail sur ce portail avec des collègues qui n’utilisent ni flux RSS, ni blogs, ni twitter, ni résaux sociaux et qui sont chargés de mettre en place un portail. Ceci n’est pas une critique des pratiques professionnelles des collègues, juste une constatation.  Je ne peux ici pas parler de tout car je me suis interdit de divulguer ici tout ce qui pourrait être considéré comme de la tambouille interne, ni d’incriminer qui que ce soit mais là, franchement, ça commence à faire beaucoup à supporter et me sens fort découragé…

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Après quelques essais sur le widget Meebo, force est de constater qu’il est impossible de suivre une discussion d’une page sur l’autre. En effet, quand on change de page, un nouvel identifiant est attribué à l’utilisateur, rendant impossible tout suivi. Deux options sont alors envisageables en attendant que l’outil évolue ou que l’ensemble du portail soit « ajaxifié » :

  • Ne mettre Meebo que sur la page d’accueil (choix fait par exemple à la médiathèque de l’ESC de Lille)
  • Mettre Meebo sur quelques pages « stratégiques ». C’est le choix que nous allons faire. Le widget sera également présent sur notre blog.

Autre outil que j’envisage d’utiliser sur le portail : Twitter. Ce service de micro-blogging me paraît intéressant pour remplacer le bandeau déroulant d’actualités que propose Archimed. En effet, Twitter propose des flux RSS, qu’on peut récupérer dans une page web (le portail et le bog, certainement).

Dans le même esprit, les catégories du blog reprendront l’accès par filière tel que présenté sur le portail. Et ainsi, dans chaque page « filière », on aura un encart qui reprendra le fil RSS de la catégorie « filière » du blog correspondante.

Après, tout ça est transposable à d’autres outils et à d’autres sites, l’ENT de l’université, par exemple, ce qui constituera notre prochaine étape…

Où je veux en venir avec toutes ces idées tordues ? A l’idée qu’on peut disséminer facilement l’information sans forcément multiplier les outils de communication

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